Eine Medien Datenbank ist in der Regel ein sehr komplexes Gebilde, in dem sich zahlreiche Informationen zu den unterschiedlichsten Themen und Bereichen finden lassen. Das Internet bietet zahlreiche Möglichkeiten, so auch im Zusammenhang mit der Sammlung von medialen Inhalten. Von jedem Standort auf der Welt ist es möglich, über das Internet auf die einzelnen Mediadaten oder Dateien zugreifen zu können.

Mit einer solchen Datenbank ist es möglich, nicht nur Fachzeitschriften zu einem bestimmten Marktsegment zu suchen und zu finden. Eine Datenbank wird auch herangezogen, um zahlreiche Informationen und Daten auf elektronischem Wege zu verwalten. So ist es möglich, auch große Mengen von Inhalten zielgerichtet und effizient zu speichern, zu aktualisieren und in bedarfsgerechten Darstellungsformen für die Benutzer einer solchen Datenbank zur Verfügung zu stellen. Die grafische Oberfläche, die der Anwender zu sehen bekommt, ist letztendlich nur ein sehr kleiner Bestandteil der Medien Datenbank. Dahinter verbergen sich unzählige einzelne Dateien und die für die Unterstützung der Datenbank notwendigen Programme.

Vor allem im Internet finden sich immer mehr multimediale Inhalte aus allen Bereichen. News, Berichte oder Dokumentationen sind heute in mannigfaltiger Auswahl im World Wide Web zu finden. Vor allem die Presse hat das Internet für sich entdeckt. Bequem kann der User nun von jedem beliebigen Standort aus in den Datenbanken stöbern. Auch ältere Nachrichten oder Berichte können so abgerufen werden. Für den Anwender bedeutet dies nicht nur eine Zeitersparnis, da lange Wege beispielsweise zu Verlagen oder ähnlichem entfallen. Besteht eine solche Datenbank erst einmal, bietet sie nicht nur den Besuchern zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile. Auch für das Unternehmen, welches die Sammlung an Daten zur Verfügung stellt, stellt sie eine Kostenersparnis dar. Längst ist es überflüssig geworden, teure und platzraubende Archive zu betreiben. Noch vor einigen Jahrzehnten war es notwendig, eine entsprechende Personaldecke zur Pflege der vielen verschiedenen Dokumente zu haben. Heute kann dies dank der Digitalisierung deutlich reduziert werden. Außerdem ist die Verwaltung mit der Medien Datenbank deutlich leichter geworden.